資料の紛失を防ぐ!ポケット一つ原則

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仕事の資料でもパソコンのデータでもそうですが、
情報を整理する上で僕が心がけていることがあります。

それは、「ポケット一つ原則」と呼ばれるもの。

「ポケット一つ原則」というのは『「超」整理法』という本の中で
著者の野口 悠紀雄さんが提唱しているもので、
情報を保管させる場所は分散させずに、一カ所にまとめなさい!というものです。

実にシンプルな原則ながら、それを読んだとき目から鱗が落ちるような感覚を覚えたものです。

この原則がもたらしてくれるのは、「とにかく資料は間違いなくその場所にある!」
という証明をしてくれること
です。

例えば仕事で使う紙の資料。
それを保管する場所が自分のデスクの引き出しだったり
共有のキャビネットだったりと分散していると、いざその資料が必要になったときに
それがどちらに保管してあるのか?と迷いが生じる可能性があります。

しかしその保管場所が一カ所であれば、欲しい資料は間違いなくここにある!
と確信を持つことができるのです。

メモなども同様です。
そのときによってノートに書いたり手元のメモ帳に書いたりと
メモした場所が分散していると、「あれっ、あのメモはどこに書いたんだっけ?」
という事態に陥る可能性が高くなります。

そして、パソコンのデータの保存場所についてはこの原則に則らないと、
かなり危険な事態を招く可能性があります。

例えば作成中のファイルをUSBメモリの中に保存しておいて、
バックアップの意味でそのファイルをパソコン本体にコピーしておいたとします。

その後ファイル作成の続きを、USBメモリの中のファイルを用いたが
そのときはパソコン本体のほうにはコピーしなかった。

で、少し時間が経ったとき、うっかりファイル作成の続きを
パソコン本体の中のファイルのほうでおこなってしまう。

こうなるともうUSBメモリの中のファイルとパソコン本体のファイルの
どちらが正本なのか分からなくなってしまい、おこなったはずの
重要な修正がいつの間にか消えている、というような事故が起きてしまいます。

このような事態を防ぐためにも、パソコンのファイルにおいても
「ポケット一つ原則」に則り正本の保存場所というのは一カ所に定めておくべきです。

複数のメールアドレスをGmailに集約するのも
「Gmail上に必ずあのメールはある!」と確信を持つためですし、
GTDにおいてタスクをまずinboxに集めるのも
「自分がやるべきことは全てここに書いてある!」と迷いをなくすためであり、
この原則に則ったものといえます。

今後ご紹介するWebサービスにおいてもこの原則の考えに基づいて使うべき、
というものがかなり多くなってくるので、ぜひ覚えておいてくださいね!

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